Das kennen Sie
Es ist Freitagmittag. Das ISO-Audit ist in 2 Wochen. Der Auditor hat 20 Fragen geschickt:
- "Zeigen Sie mir die Requirements-Traceability für Projekt X."
- "Wie stellen Sie sicher, dass alle Prozesse dokumentiert sind?"
- "Welche Risiken haben Sie identifiziert und wie tracken Sie Maßnahmen?"
Ihr erster Gedanke: "Ich muss jetzt 50 Excel-Sheets durchgehen, 10 Word-Dokumente aktualisieren, und hoffen, dass nichts fehlt..."
Die Realität:
- Projekt-Status-Reports: 10h/Woche manuell zusammenkopieren
- ISO 9001 Compliance: Dokumentation in 15 verschiedenen Ordnern
- Requirements Traceability: Excel-Matrix mit 500+ Zeilen
- FMEA: Separate Excel-Datei, Risiken nicht verknüpft mit Projekten
- Audit-Vorbereitung: 4 Wochen Panik-Modus
Das eigentliche Problem:
- Keine Integration: Projekte in Tool A, Requirements in Tool B, QM in Tool C
- Manuelle Arbeit: Copy & Paste zwischen Tools
- Keine Echtzeit-Daten: Reports sind veraltet, sobald sie fertig sind
- Keine Automatisierung: "ISO 9001 erfüllen" bedeutet 40h/Woche extra Arbeit
Die Excel-Realität
Die Realität vieler Projekt-/QM-Manager: Excel ist flexibel und jeder kennt es. Aber: Keine Automatisierung (alles manuell), keine Echtzeit-Daten (immer veraltet), fehleranfällig (Formeln brechen), keine Audit-Sicherheit ("Ist das die aktuelle Version?").
Zeit-Aufwand pro Woche: Status-Reports: 10h, Requirements-Matrix: 5h, FMEA pflegen: 3h, QM-Dokumentation: 5h. Gesamt: 23h/Woche = 92h/Monat = 1.104h/Jahr. Das sind 50% Ihrer Arbeitszeit für Admin-Arbeit.
Die OTSM-Lösung: QM & PM in einem System
OTSM ist kein Projektmanagement-Tool und kein QM-Tool. OTSM ist ein integriertes Business Management System mit PM + QM + Compliance eingebaut:
- Project Portfolio Management (50+ Projekte im Überblick)
- Customer Requirements (Traceability von Anforderung bis Test)
- ISO 9001 / ISO 27001 / ISO 14001 (Compliance eingebaut)
- FMEA (RPZ-Berechnung, Maßnahmen-Tracking)
- ISMS Security Risks (ISO 27001, BSI IT-Grundschutz)
- Audit-Reports (1 Klick → Word/PDF)
Alles in einem System. Automatisch dokumentiert. Audit-ready.
1. Customer Requirements Management
Das Problem: Kunde schickt 200 Anforderungen per Excel. Sie müssen tracken: "Ist Anforderung #123 implementiert? Getestet? Akzeptiert?" Traceability-Matrix in Excel: 500+ Zeilen, fehleranfällig.
Mit OTSM: Requirements erfassen (Title, Description, Priority, Status), Traces (Requirement → Design → Implementation → Test), Suspects (automatische Warnung bei Änderungen), Filter ("Zeig mir alle Requirements ohne Test-Nachweis").
2. ISO 9001 / ISO 27001 – Compliance im Vorbeigehen
Das Framework-Prinzip: "Das Normale tun – und im Vorbeigehen die ISO 9001 erschlagen."
Sie arbeiten normal in OTSM (Projekte, Requirements, Risiken). OTSM dokumentiert automatisch (für ISO-Audits). Audit-Report: 1 Klick → "Was fehlt noch?"
- ISO 9001: 441 Requirements eingebaut, Status-Tracking inklusive
- ISO 27001 (ISMS): 93 BSI IT-Grundschutz Controls, Review-Trigger automatisch
3. FMEA – Risiko-Management für Entwickler
Das Problem: FMEA in Excel: Formeln brechen, niemand pflegt es. Risiken nicht verknüpft mit Projekten. RPZ manuell berechnen.
Mit OTSM: FMEA-Editor (Failure Mode, Effects, Causes, Detection), RPZ-Berechnung automatisch (Severity × Occurrence × Detection), Maßnahmen-Tracking, Projekt-Verknüpfung, Risk Matrix Visualisierung.
OTSM vs. typisches PM/QM-Setup (100 Mitarbeiter)
Typisches Setup: Jira/Monday €15.000 + QM-Software €20.000 + Excel-Zeit €35.000 (350h/Jahr) = €70.000, 3 Tools, keine Integration.
Mit OTSM: Project Portfolio Management ✅, Customer Requirements ✅, ISO 9001/27001 ✅, FMEA & ISMS ✅, Audit-Reports ✅ = €29.000/Jahr (1 Tool).
Ersparnis: €41.000/Jahr (€6.000 Tool-Kosten + €35.000 Zeitersparnis).
Erfolgsgeschichten
Case 1: Automotive-Zulieferer (200 Mitarbeiter)
Herausforderung: IATF 16949 Audit in 6 Wochen, 1.500+ Requirements aus 5 Kunden. Mit OTSM: Alle Requirements importiert (3 Stunden), Traces angelegt (2 Tage), Audit-Report 1 Klick. Ergebnis: Audit bestanden. Vorbereitung: 4 Wochen → 3 Tage.
Case 2: Medizintechnik (120 Mitarbeiter)
Herausforderung: MDR + ISO 13485, FDA-Inspektion anstehend. Mit OTSM: 800+ Requirements mit Traces, FMEA ISO 14971 konform, Design History File in 2 Stunden. Ergebnis: FDA-Inspektion bestanden. "Your traceability is impressive."
Case 3: Software-Unternehmen (80 Mitarbeiter)
Problem: Kunden fordern ISO 9001 Zertifizierung. Mit OTSM: ISO 9001 Setup 2 Stunden, Jira-Tickets importiert, Prozesse nebenbei dokumentiert. Ergebnis: ISO 9001 Zertifizierung nach 6 Wochen (statt 6 Monaten). €45k Berater-Kosten gespart.
Start jetzt – mit Audit-Vorbereitung inklusive
30 Tage Free Trial: Keine Kreditkarte erforderlich, alle PM/QM-Features verfügbar, kostenlose Audit-Report-Erstellung (wir helfen).
